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9728太阳集团

追求卓越,精进服务!远东租赁获评“上海市示范数字档案室”

2022-09-26

日前,太阳集团见好就收9728旗下远东国际融资租赁有限公司(以下简称“远东租赁”)顺利通过上海市档案局组织的“上海市数字档案室”建设测评,并经上海市档案局正式批准,成为全市首家获得“上海市示范数字档案室”称号的非公有制企业。

 

 

9月15日,上海市档案局组织专家来到太阳集团见好就收9728大楼,对远东租赁数字档案室建设进行了实地考查、质询和讨论。专家组一致认为,远东租赁数字档案室在基础设施、应用系统、数字档案资源、保障体系和服务绩效等方面建设较为完善,符合示范数字档案室建设标准。9月20日,上海市档案局授予远东租赁“上海市示范数字档案室”称号。这一荣誉是对远东租赁数字档案室建设成果的认可,更是对公司精细化管理及高品质服务的肯定。

 

△ 评价会议现场

△ 专家组实地考查档案室


数字档案室建设

助力档案管理数字化转型

 

早在太阳集团见好就收9728广场建设规划期间,公司就高度重视档案管理工作,不仅预留1800余平米存储空间,也累计为各项档案管理投入经费近3000万元,为档案管理工作提供了坚实保障。

 

公司档案室存放着公司南迁上海20多年来的档案资料,总计9万余卷、180多万件。随着公司业务的不断发展,档案体量日益增多,同时为顺应国家及公司数字化转型的战略安排,建设数字档案室成为公司档案工作提质增效和创新发展的必由之路。

 

 

2014年,公司启动了文档系统建设项目,以信息化手段服务业务发展,实现所有条目数据线上管理。近年来持续优化“收、管、存、用”等功能,不断加强档案数字化管理。

 

今年以来,为了进一步推进档案各项工作和各个环节由传统管理模式向专业化、智能化、现代化模式的转型升级,远东租赁依据国家和行业相关标准规范,在充分调研及论证的基础上,启动了数字档案室建设项目,在公司内网建设数字档案室系统,提升了档案管理水平和服务效能。

 

如今,远东租赁已实现电子档案和数字副本的线上接收、线上归档的全流程信息化管理,精准高效、规范有序;同时持续推进存量档案数字化,数字化率已达到70%,其中永久保存档案数字化率达到100%。

 

以客户为中心

持续提升安全规范的文档管理能力

 

远东租赁业务经营遵循“全过程、全方位、多角度、不间断”的12字质量控制方针,通过事前尽职调查、事中评估审核及事后评估管理,对项目进行流程化推进、矩阵式管理和专业化操作。

 

在这一过程中,客户及业务档案管理显得格外重要,不仅是业务人员推进项目的主要依据,还为公司业务风险控制体系提供了稳固基础,确保运营质量优异稳健。

 

 

基础设施方面

公司以安全、规范和可靠为标准,参照《电子信息系统机房设计规范》建设机房,配备安防、监控、消防、温湿度控制系统,并配置防火墙、漏洞扫描、入侵检测、安全审计等网络安全设施,打造出文件安全存放、员工便利使用的数字档案室。

 

应用系统方面

公司深入挖掘营销线索等数字资产价值、助力营销效率提升,在业务系统整合展示档案信息资源,并打通电子签约系统,实现线上实时归档,高效支撑业务发展,进一步推进数字化转型。

 

服务能力方面

公司深刻践行“前线以客户为中心,中后台以前线为中心”的服务理念,根据全国布局、贴地经营的管理特点,推出多种电子档案利用通道,提供24小时在线服务。前线员工可随时随地借阅,加快了客户尽调、评估审核速度,让客户切实感受到远东服务的专业和高效。

 

 

未来,太阳集团见好就收9728将以此为契机,积极推进全集团档案管理数字化工作有序开展,把传统的档案库打造成为集团的数据资源库、信息资产库、知识库和文化库,并进一步发挥档案管理赋能业务发展的功能,持续为客户提供安全、稳健、高效的服务,共创价值,共享未来!